揚(yáng)州市數(shù)字檔案室管理平臺(tái)作為去年市檔案館成功創(chuàng)成全國示范數(shù)字檔案館的成果之一，不僅能夠整合傳統(tǒng)載體數(shù)字化成果，也能實(shí)現(xiàn)電子公文的在線整理、歸檔與移交。今年以來，揚(yáng)州市檔案館多措并舉開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作，著力提升全市檔案信息化管理水平，積極助力數(shù)字政府建設(shè)。
一是以館帶室一體化建設(shè)。市檔案館將推進(jìn)館室一體化系統(tǒng)應(yīng)用列入2023年工作計(jì)劃，與市檔案局聯(lián)動(dòng)，深入調(diào)查各單位檔案信息化建設(shè)情況，以部分單位為試點(diǎn)，通過完善用戶信息、配置角色權(quán)限、分發(fā)USBKey等方式，打造在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線利用的電子管理模式，進(jìn)一步提高檔案整理、查詢、利用效率，加強(qiáng)各檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)聯(lián)系，節(jié)約系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)的成本，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建成果共享共用。
二是線上+線下立體式培訓(xùn)。與傳統(tǒng)檔案管理軟件相比，數(shù)字檔案室系統(tǒng)功能更齊全、操作更智能，也對(duì)檔案員的個(gè)人能力提出了更高的要求。為此，市檔案館在線下開展了多輪系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)會(huì)，邀請(qǐng)資深軟件工程師對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)模塊的功能和操作流程進(jìn)行了全方位專題輔導(dǎo)，編寫《揚(yáng)州市數(shù)字檔案室系統(tǒng)快速入門手冊(cè)》幫助檔案員更直觀、便捷、迅速地操作系統(tǒng)。線上全程跟進(jìn)試點(diǎn)單位系統(tǒng)使用情況，對(duì)于出現(xiàn)的問題及時(shí)通過電話、微信等方式為檔案員答疑解惑。
三是以點(diǎn)帶面有序性推進(jìn)。市檔案館按照“試點(diǎn)先行，穩(wěn)步推開”的思路，結(jié)合《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作檢查評(píng)價(jià)辦法》，選取了23家單位試行電子公文歸檔與移交，充分發(fā)揮引領(lǐng)作用，促進(jìn)全市檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型迭代升級(jí)。2024年市檔案館將大力開展數(shù)字檔案室安全管控平臺(tái)建設(shè)，持續(xù)推進(jìn)市直機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位網(wǎng)站、公眾號(hào)以及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的采集歸檔工作，并廣泛印發(fā)《數(shù)字檔案室系統(tǒng)操作指南》供全市市直機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位學(xué)習(xí)參考。
